Спасибо, ваша задача принята!


Кстати, чтобы быть всегда в курсе событий, приглашаем Вас зарегистрироваться в Facebook в нашей группе “Адизес навсегда”.


До встречи!

С уважением, Людмила Гегельская

и вся команда Института Адизеса


Опишите вашу задачу

Система изнутри: как разрабатываются, принимаются и внедряются решения по методу Адизеса в компании «Демикс»


Блог консультантов
04.07.2017
Система изнутри: как разрабатываются, принимаются и внедряются решения по методу Адизеса в компании «Демикс»

Компания – живой организм, вся деятельность которого построена на слаженной работе взаимодополняющих элементов: людей, подразделений и прочих формальных и неформальных объединений внутри организации. Практически любое более или менее значимое решение требует участия нескольких человек, часто представителей нескольких различных подразделений, а качественное решение предполагает достаточно большой круг вовлеченных лиц и определенные подходы к процедуре выработки решения.

Очевидно, что для движения вперед всей команде компании нужно коммуницировать, ежедневно принимая десятки и сотни решений. Как это сделать с максимальной эффективностью? Как обеспечить выполнимость принимаемых решений? Об этом пойдет речь в статье, которая основана на моем опыте управления в компании «Демикс» и сотрудничестве с институтом Адизеса в процессе двухлетней трансформации компании.

Давайте разберемся для чего нам необходимо вырабатывать решения. По моему мнению, любые решения - это ответ на «неудовлетворенность текущим положением дел», ответ на «проблему». Эффективное решение – то, которое внедрено и переводит компанию из точки А в точку В – от неудовлетворения к функциональности. Таким образом, действие по переводу из одной точки в другую бывает двух видов:

·         Выполнить задачу может один человек.

·         Для выполнения задачи требуется выработка группового решения.

Подавляющее большинство значимых для компании задач относится ко второй категории.

С задачами, которые может выполнить один человек, сложностей не возникает: назначаем ответственного, срок, требования к результату и критерии выполнения, после чего контролируем выполнение. Гораздо больше сложностей с проблемами, для решения которых необходима команда. Кто должен определять состав команды? По какому принципу формировать команду? Какие шаги должна выполнить команда для выработки эффективных решений? Соблюдая простые правила, легко сделать решения значимыми и выполнимыми.

Есть простой принцип, который Адизес называет «демократурой»: решения принимаются демократическим путем, а выполняются авторитарно. Это значит, что учитываем все мнения при выработке решения, но когда решение принято, то оно обязательно к внедрению без колебаний. Если можно так выразиться, в авторитарном ключе.

Рассмотрим три правила принятия эффективных решений.

Правило №1: Метод CAPI

Команда для выработки решения должна формироваться по методу capi, а именно, включать тех, кто:

·         обладает полномочиями для принятия решения;

·         облает экспертизой (влиянием);

·         обладает властью.

Только при этом условии решение будет эффективно.

Рассмотрим самые распространенные ошибки, допускаемые при командном взаимодействии. Часто решение вырабатывается на более низких уровнях, когда забывают привлечь ответственных обладающих полномочиями. Тогда такое решение руководитель кладет «в стол», т.к. он не принимал участия в его выработке, и решение не является легитимным.


Очевидно, что без экспертизы решение не будет качественным. Поэтому эксперта часто привлекают со стороны.


Больше всего проблем возникает с третьей ролью – ролью человека, обладающего властью. Приведу пример: руководитель направления пригласил эксперта по логистике, и совместно они выработали решение. Будет ли решение эффективно внедрено? Пройдет ли это внедрение гладко? Нет, так как забыли пригласить одного участника. На складе начнутся проволочки и часто непонятные барьеры. Все это происходит потому, что на складе есть человек, обладающий властью – внедрять или нет решение. Это начальник склада. Именно его забыли пригласить. И именно он найдет тысячу и один способ саботировать решение!


Чаще всего мы упускаем из вида именно эту роль: людей обладающих властью. Именно после пересмотра принципа формирования команды и приглашения в группу людей, обладающих властью при внедрении решения, мы получили в «Демикс» высокие показатели внедренных решений.


Правило №2: Коллегиальный орган

Необходим коллегиальный орган, который на регулярной основе будет рассматривать приоритетность решаемых проблем в организации, формировать команды для их решения и устанавливать сроки выработки решений.

Данное правило касается стратегических проблем компании. Для этих целей в нашей компании проводятся «стратегические сессии», а для решения этих задач назначается «Стратегический комитет» (в терминологии Адизеса этот орган называется РОС).

Комитет собирается не реже одного раза в квартал. Его задача – очертить проблемы, которые необходимо решить в ближайшие три месяца, и определить команды для решения каждой задачи (они формируются по методу capi описанному выше).

Визуально для каждой проблемы строится схема вопросов в виде «дома»:



Фиксируются составы команд (кто?), время, когда собираются команды (когда?), время, в течение которого они работают. Требования и критерии их решения (как?). Обязательно определяется главный человек в команде (в терминологии Адизеса - имплементор). Именно имплементор (часто присутствует в стратегическом комитете) подбирает себе команду для выработки решения.

Правило №3: Технология выработки решения

Правило 3. Когда команда собирается (в терминах Адизеса такая встреча носит название синертим) необходимо соблюдать последовательность действий для выработки качественного решения.

Вот основные правила:


·         Не опаздывать. Если опоздал условный штраф в виде небольшой суммы денег или физических упражнений: отжиманий или приседаний.

·         Человек говорит после поднятия руки, но только когда ему передали слово.

·         Слово передается направо первому с поднятой рукой.

·         Каждый говорит столько, сколько ему необходимо, и его не перебивают.


Работа синертима осуществляется по следующим стадиям:


·         Стадия 1. Определить проблему и разделить ее на составляющие.

·         Стадия 2. Поставить задачи для решения на текущей встрече.

·         Стадия 3. Выработать критерии решения проблемы.

·         Стадия 4. Выработать решение, для каждой задачи

·         Стадия 5. Зафиксировать план выполнения, сведя решение к индивидуальным задачам.


Разберем пример:


На стратегическом комитете была выявлена проблема: «Слабый контроль дебиторской задолженности». Для решения этой проблемы был назначен синертим. В состав команды были включены:


·         Начальник отдела финансового контроллинга (имплементор) (полномочия).

·         Начальник отдела управленческого учета (власть).

·         Руководитель проектного отдела (власть).

·         Руководитель прямых продаж (эксперт).

·         Руководитель направления (эксперт).


В скобках указаны роли по capi – все три роли присутствуют.


Стадия 1. На совещании группа определила, что слабый контроль дебиторской задолженности возникает в результате устаревшей «Процедуры работы с дебиторской задолженностью».


Стадия 2. Были поставлены следующие задачи на синертим: «Разработать систему работы с дебиторской задолженностью», а именно: обновить положение по работе с дебиторской задолженностью и актуализировать состояние дебиторской задолженности.


Стадия 3. Выработаны критерии: установлены нормативы дебиторской задолженности, все отклонения от нормативов согласовываются руководителем направления, контроль дебиторской задолженности включён в мотивационную схему менеджеров по продажам. Бюджетный комитет не реже двух раз в месяц осуществляет разбор просроченной дебиторской задолженности и выносит решение по каждому отдельному случаю.".


Стадия 4. В процессе работы синертим разработал следующие «Этапы системы работы с дебиторской задолженностью (ДЗ)»:


1. Условия оплаты по контрагентам

2. Учет данных в системе:

3. Контроль ДЗ или сверка:

4. Работа с просроченной ДЗ:

5. Уровень или нормативы ДЗ на финансовом уровне компании:

Каждый из указанных блоков был разбит на подпункты с описанием.


Стадия 5. Разработан пошаговый план действий:


Что делаем (P)

Как делаем (A)

Срок (E)

Кто (I)

Утвердить и подписать все условия работы с контрагентми

В виде документа с подписями

Процедура: выгрузить из 1С в Excel, обработать, запустить на согласование в документообороте

25.05.20хх

Руководители департаментов бизнеса

Актуализировать процедуру согласования условий договоров новых контрагентов.

Документ актуализировать старый

18.06.20хх

Начальник отдела финансового контроллинга

Назначить ответственных в направлениях бизнесов за актуальное отображение в отчете.

Внутренним распоряжением.

19.05.20хх

Руководители направлений

Прописать регламент проведения мониторинга ДЗ.

В виде внутреннего распоряжения.

11.06.20хх

Руководитель проектного отдела

Принципы выработки и внедрения решения имеют определенные алгоритмы, которые были рассмотрены в статье, начиная от того, кто определяет приоритетность рассматриваемых задач, и заканчивая конкретной таблицей с ответственными, сроками и критериями выполнения задачи.

Чем точнее будет выполняться алгоритм принятия решения, тем более реализуемым будет решение, так как, собрав команду по методу capi, мы уже гарантируем высокий процент эффективности внедрения решения. Каждая стадия при выработке решения важна и несет определенную смысловую нагрузку. Как вы заметили, результатом работы является таблица, в которой поставлены задачи каждому конкретному исполнителю. Фактически алгоритм решения сложных задач переводит нас от группового решения к задачам индивидуальным, а индивидуальные задачи достаточно просто решаются и поддаются контролю при исполнении.

Наша компания пользуется описанным выше алгоритмом выработки решений вот уже 5 лет. Применяйте данный подход и повышайте качество исполнения ваших решений!



Авторские права на данный текст (перевод) принадлежат Институту Адизеса. Перепечатка возможна только с письменного разрешения и при условии наличия ссылки на сайт adizes.me

Возврат к списку

Комментарии

Текст сообщения*

Все статьи