Нечеткое распределение обязанностей: последствия для компании

Почему так происходит?

Структура в компании формируется историческим путем. Сначала появляется учредитель. Он берёт на работу человека, которому доверяет (друга, одноклассника и т.д.). Тот берет еще кого-то еще кого-то. Структура начинает разрастаться, и в голове учредителя или на листе бумаги появляется схема, согласно которой «ты будешь называться маркетингом, ты – продажами, а ты – секретаршей». Но на этом этапе жизненного цикла в компании никому в голову не приходит сесть и четко описать обязанности каждого. Все и так все знают. Кажется, что нет смысла тратить на это время, ведь есть гораздо более важный процесс под названием «выживание».

Затем наступает этап Go-Go или Давай-Давай. Компания начинает зарабатывать. Опять же, ей не до написания инструкций. Она зарабатывает деньги. Структура разрастается. В конце концов настает хаос, потому что все знают, как они называются, но никто точно не знает, кто за что отвечает. И чем более мелкая работа, тем тяжелее понять, кто за эту работу отвечает. А есть обязанности, которые находятся где-то на грани отделов.

Если раньше вопросы решались путем договоренностей, то теперь это не так. Люди перегружены работой. И на вопрос «Сделаешь?», вы получаете ответ «Не сделаю, потому что это не мои обязанности». Если вы попросите у человека показать, где описаны его обязанности, то в худшем случае он ничего не покажет.. В лучшем случае покажет некую должностную инструкцию, которая взята не из реальной жизненной ситуации, а из интернета, которую HR переделал на скорую руку.

Какое решение?

Договоренности необходимо осуществлять в составе людей из смежных подразделений. К примеру, если мы хотим описать обязанности сотрудников отдела продаж, то работать над документом должны и маркетинг, и склад, и логистика, и производство.

Что нужно сделать, чтобы раз и навсегда избавиться от проблемы, когда люди не знают, за что они отвечают?

• Нужно проверить структуру на ее жизнеспособность (на наличие принципиально важных ошибок).
  

• С помощью матрицы ответственности описать все обязанности и на ее основе сделать должностные инструкции и донести их до людей.

Но это еще не все. Доктор Адизес нам говорит, что структура меняется в зависимости от целей компании. Поэтому если меняются стратегические цели, эти изменения необходимо учесть в организационной структуре, после чего опять пересмотреть матрицу ответственности.

Эти процессы нужно делать минимум раз в год, и проблема раз и навсегда исчезнет. Хорошая новость: это занимает немного времени.

На международной специализированной конференции Института Адизеса 20 октября (онлайн) "Организационная структура компании по Адизесу. Как создать эффективную структуру, которая обеспечит достижение целей вашей организации" мы:

• Подробно разберем, какой должна быть правильная структура, какие существуют критерии «правильности», как выглядит неправильная структура.
  

• Покажем, как работает матрица ответственности, как с ее помощью можно быстро и качественно описывать обязанности.
  

• Поговорим о том, как сделать так, чтобы обязанности находились в гармонии с полномочиями и системой мотивации. Но это уже этом тема следующей нашей беседы.

До 4 октября действует сниженная цена на участие. Регистрируйтесь!