Какие основные правила проведения совещаний?

Однажды у Адизеса спросили: "Какие основные правила проведения совещаний?".

Проводить  совещание,  на  котором  никто  не  понимает,  чего  пытаются добиться, подобно игре в футбол без забивания голов. В чем тогда смысл?

2) Роли

Это типовое правило. Для проведения  результативных  совещаний  необходимо  определить  позиции, которые  должны  быть  разыграны.  Такие  позиции  на  совещаниях  называются«ролями». Помимо прочего, необходимо четко определить, за кем останется последнее слово   в   принятии   окончательного   решения.   Роли   должны   определить,   кто на совещании следит за регламентом, кто призывает к порядку, а кто — устанавливает правила.  Исходная  максима  такова:  кто  гребет  в  лодке,  не  должен  ее  раскачивать. А потому все участвующие в совещании должны исполнять на нем ту или иную роль. У  них  должно  быть  ясное  понимание  обязательств  относительно  того,  с  чем  следует приходить на совещание.

 

3) Совещательная среда

Нужна четко заданная совещательная среда. Это значит, что мы должны  быть  уверены,  что  комната,  в  которой  проводится  совещание,  соответствует определенным  требованиям  и  тем  самым  создается  подходящая  для  совещаний обстановка.

4) Правила проведения

Нужны четкие правила регламента для того,  чтобы  мы  могли  создать  желаемую  рабочую  атмосферу. Регламент совещаний требует внесения изменений в правила различных организаций с тем, чтобы лучше вписаться в конкретные культуры, в контексте которых они функционируют.



5) Временное измерение

При  проведении  совещаний необходимо определить временные рамки и их придерживаться. Следует четко установить время начала совещания, а также его окончания и перерыва.

6) Повестка совещания

Стратегией совещания является повестка дня. Именно она определяет, как мы будем прорабатывать стоящие перед нами задачи.