GTD: 5 шагов, которые помогут навести порядок в бесконечном потоке задач

Шаг 1: Запишите все дела. Голова – это не чердак для хлама 

Последние исследования подтверждают, что мозг человека способен одновременно удержать не больше четырех задач. Например, обсудить рабочие вопросы с шефом, ответить на важное электронное письмо, поздравить маму с днем рождения, забрать ребенка из детского сада. Но в действительности таких дел гораздо больше. Поэтому, если держать их все в голове, мозг все время переключается между ними, чтобы ничего не забыть, вместо того, чтобы сосредоточиться на решении какой-то одной задачи. Мозг должен генерировать идеи, а не хранить их. По этой причине голову следует освободить даже от этих четырех задач.

Для этого первым делом необходимо перенести из головы все дела, которые требуют вашего внимания или участия, на удобный внешний носитель. Все – означает и такие задачи, как покупка зубной пасты или корм домашнему питомцу, разговор с женой об отпуске, ответ на имейл и т.п. Таким образом, вы точно ничего не забудете (что и есть вашей целью) и не будете переключаться и отвлекаться от конкретной задачи. Записывать дела можно куда угодно: в ежедневник, программу на смартфоне или же можно выслать самому себе имейл. Главное – этот инструмент всякий раз должен быть под рукой.

Советы:
— Выписывая задачи, не следует обдумывать, будет возможность их решить или нет. Просто выписывайте. Потом у вас будет возможность взвесить и принять решение, как быть дальше.
— Не старайтесь мгновенно найти решение вопроса. Не разделяйте задачи по их важности или категории. — Записывайте так, чтобы потом вы могли разобраться, что именно вы имели ввиду.

 Шаг 3: Упорядочьте дела. Разложите все по полочкам 

Словом, каждая задача получила свой билет. Теперь все дела следует разложить по местам, чтобы не забыть сделать. Существует четыре категории списков напоминаний:

Проекты. Все задачи, для решения которых необходимо более одного физического действия. К примеру, необходимо подготовить отчет, предварительно его согласовав. Для этого следует выслать отчет, получить обратную связь, внести финальные правки. В GTD это будет проект «Подготовить финальный отчет». Действия по нему могут находиться в категориях ниже.

Календарь. Все задачи, которые привязаны к конкретной дате или времени.

Задачи, у которых нет дедлайна. Их нужно выполнить, как только появится возможность. Их можно разбить на категории. Например: дела, которые можно сделать в офисе, звонки, покупки и т.д.

Лист ожидания. Задачи, которые требуют вашего внимания, а не участия. Эти задачи выполняют другие люди, но в их выполнении заинтересованы именно вы. Например, вам должны ответить на ваше письмо, или вам должна прийти посылка.

Разделив дела на эти четыре простые категории, вы сможете внести ясность в свои задачи. Это намного удобнее, чем хранить их скопом.

Необходимо помнить и о контекстном планировании. К примеру, когда вы на работе, вам не нужно видеть задачи, которые следует сделать дома.

Советы:
— Записывайте задачу, начиная с глагола. Когда вы увидите напоминание, это усилит мотивацию решить задачу. Пример: «составить квартальный отчет», а не «квартальный отчет».
— Контекстов должно быть столько, сколько нужно, чтобы эффективно организовать дела.
— Для активных напоминаний используйте таск-менеджер на смартфоне. Блокнот не сможет оповестить вас о встрече за 20 минут до ее начала.

Шаг 5: Действуйте. Сделайте уверенный выбор 

Но гораздо лучше выбрать то действие, какое будет следующим. Используя предыдущие четыре шага, вы сможете определить то действие, которое максимально продвинет вас к цели. И будете уверены в том, что точно делаете то, что нужно.

GTD – это оригинальный GPS-навигатор, который укажет вам ваше местонахождение и курс, по какому двигаться. Сперва вы можете внедрить GTD в свою жизнь на базовом уровне, загружая ее текущими вещами. Если все получится, можно переходить к более отдаленным перспективам.

P.S. Важно не только работать, но и отдыхать. Часто люди недооценивают ценность понимания того, что можно и не делать. Раз так, то вы будете отдыхать с работой в голове. Не забывайте: «Можно ничего не делать и чувствовать себя отлично только в том случае, если вы знаете, что именно вы не делаете» © Дэвид Аллен.

Приглашаем вас стать участником Модульной образовательной программы для малого бизнеса, основанной на проверенных инструментах Института Адизеса. Старт 23 марта 2018.