Статьи по темам
Методология Адизеса
Программа организационной трансформации
Жизненный цикл организации
Инструментарий Адизеса
Стили менеджмента
Культура взаимного уважения и доверия
Лидерство и личная эффективность
Управление персоналом
Бизнес-образование
Блог Адизеса
Главы из книг
Выступления Ицхака Адизеса и его команды
Видеоматериалы
Новости Института Адизеса
Команда Адизеса
Взгляд Блондинки
Блог консультантов
Семейный бизнес
Однажды у Адизеса спросили
Словарь Адизеса
GTD: 5 шагов, которые помогут навести порядок в бесконечном потоке задач
Методология Адизеса

Вячеслав Сухомлинов
Глава представительства David Allen Company в Украине, единственный сертифицированный тренер по методологии GTD в Украине, сооснователь LIVE.LOVE., Ironman.

В современном мире человеческий мозг напоминает жонглера, который ловит и подбрасывает вверх огромное количество предметов. Количество задач, которые человек старается не упустить из головы и выполнить, намного больше, чем еще 10 лет назад. Вечная загруженность – причина раздражительности и беспокойства. Методика Getting Things Done (GTD), которую изобрел Дэвид Аллен, поможет навести порядок с внутренними обязательствами, используя три простых принципа. Первый – перенести все незавершенные дела из своей головы во внешнюю систему. Второй – принять решение, что с ними делать в дальнейшем. И третий принцип – выстроить простую логическую систему напоминаний о задачах.
GTD основана на 5 шагах обработки информации: Сбор, Обработка, Организация, Обзор и Выполнение. Постоянно применяя их в мыслительном процессе, можно повысить уровень эффективности и уменьшить стресс от перегрузки информацией.
Шаг 1: Запишите все дела. Голова – это не чердак для хлама
Последние исследования подтверждают, что мозг человека способен одновременно удержать не больше четырех задач. Например, обсудить рабочие вопросы с шефом, ответить на важное электронное письмо, поздравить маму с днем рождения, забрать ребенка из детского сада. Но в действительности таких дел гораздо больше. Поэтому, если держать их все в голове, мозг все время переключается между ними, чтобы ничего не забыть, вместо того, чтобы сосредоточиться на решении какой-то одной задачи. Мозг должен генерировать идеи, а не хранить их. По этой причине голову следует освободить даже от этих четырех задач.
Для этого первым делом необходимо перенести из головы все дела, которые требуют вашего внимания или участия, на удобный внешний носитель. Все – означает и такие задачи, как покупка зубной пасты или корм домашнему питомцу, разговор с женой об отпуске, ответ на имейл и т.п. Таким образом, вы точно ничего не забудете (что и есть вашей целью) и не будете переключаться и отвлекаться от конкретной задачи. Записывать дела можно куда угодно: в ежедневник, программу на смартфоне или же можно выслать самому себе имейл. Главное – этот инструмент всякий раз должен быть под рукой.
Советы:
— Выписывая задачи, не следует обдумывать, будет возможность их решить или нет. Просто выписывайте. Потом у вас будет возможность взвесить и принять решение, как быть дальше.
— Не старайтесь мгновенно найти решение вопроса. Не разделяйте задачи по их важности или категории. — Записывайте так, чтобы потом вы могли разобраться, что именно вы имели ввиду.
Шаг 2: Обработайте информацию. Отделите зерна от плевел
На втором шаге, все, что записано, необходимо обработать. Другими словами, понять для себя: нужно ли что-то с этим делать. Если нужно, то «что именно?» и «какой следующий шаг?» сделать, чтобы эту задачу закрыть. Если ничего не нужно предпринимать – вычеркнуть и больше не вспоминать.
Советы:
— Чистите входящие перечни дел каждые 24 или 48 часов, чтобы задачи там не зависали.
— Если вы видите что, чтобы выполнить задачу, вам необходимо потратить не больше, чем 2 минуты, выполните ее сразу. Это быстрее и эффективнее, чем отложить на потом.
— Если задачу может выполнить кто-то вместо вас, подумайте, кому ее перепоручить.
— Если кроме вас задачу никто не может выполнить, решите для себя, когда вы за нее возьметесь.
— Решите, что делать дальше сразу же.
Шаг 3: Упорядочьте дела. Разложите все по полочкам
Словом, каждая задача получила свой билет. Теперь все дела следует разложить по местам, чтобы не забыть сделать. Существует четыре категории списков напоминаний:
Проекты. Все задачи, для решения которых необходимо более одного физического действия. К примеру, необходимо подготовить отчет, предварительно его согласовав. Для этого следует выслать отчет, получить обратную связь, внести финальные правки. В GTD это будет проект «Подготовить финальный отчет». Действия по нему могут находиться в категориях ниже.
Календарь. Все задачи, которые привязаны к конкретной дате или времени.
Задачи, у которых нет дедлайна. Их нужно выполнить, как только появится возможность. Их можно разбить на категории. Например: дела, которые можно сделать в офисе, звонки, покупки и т.д.
Лист ожидания. Задачи, которые требуют вашего внимания, а не участия. Эти задачи выполняют другие люди, но в их выполнении заинтересованы именно вы. Например, вам должны ответить на ваше письмо, или вам должна прийти посылка.
Разделив дела на эти четыре простые категории, вы сможете внести ясность в свои задачи. Это намного удобнее, чем хранить их скопом.
Необходимо помнить и о контекстном планировании. К примеру, когда вы на работе, вам не нужно видеть задачи, которые следует сделать дома.
Советы:
— Записывайте задачу, начиная с глагола. Когда вы увидите напоминание, это усилит мотивацию решить задачу. Пример: «составить квартальный отчет», а не «квартальный отчет».
— Контекстов должно быть столько, сколько нужно, чтобы эффективно организовать дела.
— Для активных напоминаний используйте таск-менеджер на смартфоне. Блокнот не сможет оповестить вас о встрече за 20 минут до ее начала.
Шаг 4: Делайте обзор напоминаний. Просматривайте все «меню»
Время от времени просматривайте ваши списки напоминаний. К примеру, после встречи посмотрите в Календарь. Вы вспомните, какая следующая задача, или какие срочные вопросы необходимо решить. Срочными задачами считаются те, невыполнение которых тянет за собой серьезные проблемы: потерю работы, ухудшение здоровья или отношений в семье, незаключение договора и пр. Таких дел немного. Важно их вносить в календарь.
Также иногда просматривайте те списки дел, которые можно выполнить сразу. Периодически заглядывайте в Лист ожидания. Быть может, что-то необходимо ускорить.
Советы:
— Просматривайте ваши списки задач столько раз, сколько нужно, чтобы не терять контроль.
— Выделите время в календаре, чтобы еженедельно делать полный обзор всех ваших обязанностей.
— Подберите для себя такие условия, в которых делать это легче всего. К примеру, утром в субботу в любимой кофейне.
Шаг 5: Действуйте. Сделайте уверенный выбор
Пятый шаг – выполните то, что запланировали. Нет ничего проще, чем быть заваленным делами и хвататься за все, что на вас валится.
Но гораздо лучше выбрать то действие, какое будет следующим. Используя предыдущие четыре шага, вы сможете определить то действие, которое максимально продвинет вас к цели. И будете уверены в том, что точно делаете то, что нужно.
GTD – это оригинальный GPS-навигатор, который укажет вам ваше местонахождение и курс, по какому двигаться. Сперва вы можете внедрить GTD в свою жизнь на базовом уровне, загружая ее текущими вещами. Если все получится, можно переходить к более отдаленным перспективам.
P.S. Важно не только работать, но и отдыхать. Часто люди недооценивают ценность понимания того, что можно и не делать. Раз так, то вы будете отдыхать с работой в голове. Не забывайте: «Можно ничего не делать и чувствовать себя отлично только в том случае, если вы знаете, что именно вы не делаете» © Дэвид Аллен.
Приглашаем вас стать участником Модульной образовательной программы для малого бизнеса, основанной на проверенных инструментах Института Адизеса. Старт 23 марта 2018.
Рекомендуем также почитать

Владимир Дегтярев: 5 способов настроиться на работу, «календарный» тайм-менеджмент и почему спорт помогает в бизнесе
Мне регулярно задают этот вопрос. И я всегда спрашиваю в ответ: «А что вы подразумеваете под работой?» Условно говоря, то, что я сейчас общаюсь с тобой. Кто-то скажет: «Ну, это просто развлечение». Для меня это тоже работа, потому что моя задача и моя функция в моем основном бизнесе (а это пиар-агентство Newsfront PR Agency) – это привлечение клиентов и людей, которые работают у нас, и чуть-чуть контроль операционной деятельности – каких-то стратегических вещей.
23.02.2018
Вячеслав Сухомлинов: Как управлять делами без стресса, достигать целей и при этом не выгорать
Многие люди сегодня из-за большого объема информации, с которым имеют дело (а это еще связано с глубоким проникновением интернета в нашу жизнь), испытывают довольно серьезную перегрузку от количества дел, от количества обязательств. И немногие знают, как с ними эффективно взаимодействовать, чтобы при этом двигаться в направлении достижения цели и при этом не выгорать.
01.03.2018
Делегирование полномочий: вредные советы, важные вопросы и обязательные действия
Моя приятельница, руководитель стратегически важного подразделения международной компании (назовем ее Анной), как-то поделилась со мной интересным наблюдением: настоящее делегирование чаще происходит спонтанно, и как делегирование не осознается. «Что?! – спросите Вы. – Как это – спонтанно и не осознается?». Я тоже сначала удивилась, потому что с некоторыми из ее коллег и подчиненных знакома. Это зрелые, рациональные люди, которые склонны взвешенно подходить к планированию. Годы работы в корпорации научили их быть предусмотрительными.
21.12.2017Комментарии