Статьи по темам
Методология Адизеса
Программа организационной трансформации
Жизненный цикл организации
Инструментарий Адизеса
Стили менеджмента
Культура взаимного уважения и доверия
Лидерство и личная эффективность
Управление персоналом
Бизнес-образование
Блог Адизеса
Главы из книг
Выступления Ицхака Адизеса и его команды
Видеоматериалы
Новости Института Адизеса
Команда Адизеса
Взгляд Блондинки
Блог консультантов
Семейный бизнес
Однажды у Адизеса спросили
Словарь Адизеса
Глава из книги - Виды совещаний
Программа организационной трансформации, Культура взаимного уважения и доверия, Главы из книг

Шохам Адизес
Старший консультант Института Адизеса (США). Более 15 лет специализируется на внедрении программ организационной трансформации Адизеса. Директор по обучению и сертификации. Курирует деятельность всей сети Института, включая развитие новых офисов. Соавтор книг.

Глава из книги "Совещания по Адизесу", авторы Shoham Adizes, Nir Ben Lavi
Необходимо помнить, что совещания делятся на два разных вида. Каждый из них имеет свой определенный набор правил. Несмотря на то, что многие из них можно применить к обоим, остальные правила являются уникальным для каждого и при неправильном использовании могут негативно сказаться на эффективности и результативности совещания. Чтобы определить разницу между двумя главными видами совещаний, в дальнейшем мы будем называть их «Совещания по решению задач» и «Совещания по выполнению задач».
Совещания по решению задач нацелены на диагностику и поиск решений задач (или поиск возможностей, если существует разница между задачей и возможностью) и усиление командной работы, которая понадобится для осуществления решения.
Совещания данного вида носят кросс-функциональный характер и требуют участия сотрудников из разных отделов, которые будут представлять разные функции в организации. Для таких совещаний необходимо соблюдать условие обучающей среды. Важно обращать внимание на все представленные точки зрения, чтобы принять лучшее решение. Если мнения участников расходятся, то здесь это разрешено и даже поощряется. Таким образом, процесс принятия решения потребует больше времени.
Совещания по выполнению задач не нацелены на поиск решений или на мнения отдельных участников. Они служат для того, чтобы утвердить, оговорить и/или разработать план действий для решений, которые уже были приняты.
В отличие от совещаний по решению задач, совещания по выполнению задач не поощряют принятие решений, но, тем не менее, в организации должны быть ответственные за принятие решений сотрудники (нисходящая коммуникация).
Совещания этого вида должны происходить по принципу нисходящей коммуникации, где участники совещания предоставляют вышестоящему менеджеру необходимую информацию, но окончательное слово остается за ним, соответственно, он говорит, что необходимо сделать и назначает ответственных за выполнение сотрудников.
В отличие от совещаний по решению задач, которые являются кросс-функциональными, совещания по выполнению носят исключительно функциональный характер. Такие совещания обычно посещают те, кто находится в прямом подчинении менеджеру, который созвал совещание. Поэтому, такого рода совещания по длительности занимают меньше времени, чем первые.
Поскольку данные виды совещаний имеют разные правила, важно, чтобы менеджер понимал, что нужно соблюдать на конкретном совещании. Для лучшего понимания отличий ознакомьтесь с таблицей.
Два вида совещаний |
|
Совещания по решению задач |
Совещания по выполнению задач |
Кросс-функциональные |
Исключительно функциональные |
Дискуссионные |
Обобщающие |
Подразумевают восходящую коммуникацию |
Подразумевают нисходящую коммуникацию |
Не иерархичные |
Иерархичные |
Нуждаются в обучающей среде |
Нуждаются в указаниях и контроле |
Занимают много времени |
Не занимают много времени |
Совещания по решению задач необходимо проводить, когда мы имеем дело с комплексными вопросами. Они нужны в случае, если мы не знаем, что делать или как нужно взаимодействовать, чтобы решить задачу.
Совещания по выполнению задач нужны, чтобы понять решение, составить план взаимодействия команды для его осуществления.
Существует еще одна стратегия, которая называется «Сплит». Ее применяют в том случае, когда необходимо провести совещания по решению задачи, но времени на дискуссии нет. В следующих блогах мы подробно остановимся на этой теме.
Как определить, какой вид совещания нужно провести? |
|||
Общее решение уже принято |
Необходимые для выполнения задачи сотрудники уже определены |
Достаточно времени для командной работы |
Вид совещания, который вам необходим |
Да |
Да |
Да |
Совещание по выполнению задачи |
Да |
Да |
Нет |
Совещание по выполнению задачи |
Нет |
Да |
Да |
Совещание по решению задачи |
Нет |
Нет |
Да |
Совещание по решению задачи |
Да |
Нет |
Да |
Совещание по решению задачи |
Нет |
Да |
Нет |
Сплит |
Да |
Нет |
Нет |
Сплит |
Нет |
Нет |
Нет |
Сплит |
Если вы хотите понять, как нужно взаимодействовать и принять решение, вам необходимо провести совещание по решению задачи. Если вы нуждаетесь в совещании, где вы сможете убедиться, что выполнение задачи идет по плану и все справляются со своими функциями, если вам необходимо координировать работу, соответственно, вы должны провести совещание по решению задачи.
Если вы не можете понять, как взаимодействовать, и решение еще не принято, но у вас есть время, тогда это не будет для вас проблемой – вы сможете провести совещание по решению задачи. На таком совещании топ-менеджмент не должен давать указания другим участникам до тех пор, пока решение не будет принято. Напротив, такого рода совещания нужно провести, чтобы сотрудники нашли решение и определили свои дальнейшие действия.
Совещания по решению задачи имеет определенные составляющие: Проблема, Определение возможностей, Постановка задач, Критерии отбора, Поиск решения, План выполнения и Внесение правок.
Помните, что совещание по решению задачи проводится не только, если у вас нет четкого решения или если вы не знаете, что необходимо делать. Прежде всего, для такого совещания необходимо время. Поэтому, если это важный вопрос и вы не располагаете временем, не нужно проводить совещание по решению задачи. Лучше использовать стратегию, которую в Институте Адизеса мы называем «Сплит».
Под сплит-стратегией подразумевается, что сначала задачу определяет сотрудник, имеющий полномочия и предлагает быстрое решение. Если такого рода решение представить на совещании по выполнению задачи, скорее всего, оно не решит проблему. Сама проблема может оказаться слишком сложной, либо же этот менеджер может столкнуться с трудностями при взаимодействии для решения задачи. В противном случае, необходимо будет провести совещание для решения задачи. Но поскольку вопрос может оказаться очень срочным, на такое совещание может не остаться времени. Таким образом, приблизительное решение предоставит возможность предотвратить ухудшение ситуации и, тем самым, сэкономить время для полноценного решения задачи.
Например:
Когда компания-производитель купила одного из своих главных конкурентов, возникла проблема интеграции новых возможностей производства и старых отделов по работе с кредиторами. В результате, счета-фактуры поставщика не оплачивались. Недовольные поставщики помнили о своих кредитных предложениях и не производили поставки до получения оплаты. Они не понимали, почему им не заплатили. Необходимо было провести совещание по решению проблемы, где можно было бы полностью определить проблему и разработать решение. Таким образом, руководство решило быстро определить проблему и на совещании по выполнению задачи представило свое решение – провести оплату по всем неоплаченным счетам, даже если сама покупка нигде не фиксировалась. Это не решило проблему полностью, но помогло наладить процесс поставок и сэкономить время, чтобы провести полноценное совещание по решению задачи.
Обратите внимание, что если решение уже определено и все участники знают, как нужно взаимодействовать, организация собрания по решению задачи будет демотивировать сотрудников и отбирать у них время. Вместе с тем, если совещание по выполнению задачи проводится, когда решение еще не известно или когда сотрудники, которые должны его выполнять еще не пришли к единому согласию, задача будет выполнена частично или не выполнится вообще.
Поэтому, всегда перед тем, как проводить совещание, подумайте, к какому виду оно относится!
Рекомендуем также почитать

Дональд Трамп, братья Гракхи и падение Римской республики
Братья Гракхи - известные римские политические фигуры, которые радикально изменили устои политической жизни в Римской республике. Они отвергали политические нормы, открыто презирая сложившийся порядок. Они постоянно расстраивали планы Сената и первыми ввели понятие «народное право», как главенствующий источник власти, презирающий букву закона. Братья Гракхи были популистами. Они считались весьма популярными и, разумеется, были отвергнуты политической элитой того времени. Вам это знакомо? Важнее то, что братья Гракхи создали прецеденты, которые стали причиной...
01.07.2016
Женитьба на няне
Я читаю статью в New York Times, где пишут о том, что много актеров развелось со своими супругами, чтобы жениться на няне. Это напомнило мне о феномене, свойственном основателям компаний. Мой опыт работы с основателями компаний подтверждает, что...
01.07.2016
Топ-10 фатальных ошибок стартапов
Почему стартапы умирают? Отправив в Google этот поисковой запрос, вы получите более 127 тыс. результатов. Этот, казалось бы, прозаичный и между тем все еще злободневный вопрос время от времени задают себе как акулы бизнеса, так и допытливые новички.
Так в чем же корень всех бед горе-предпринимателей? Рассмотрим 10 основных причин провального стартапа.
Комментарии