Как делегировать? 3 эффективных подхода, которые упростят вашу жизнь

Подход Ицхака Адизеса

Человек, которому перепоручают выполнять те или иные задачи, должен знать, за что он отвечает, а за что не отвечает. Не должно быть безграничной ответственности. Он должен знать границы своей работы, чтобы не сделать слишком мало, или наоборот - не превысить свои полномочия.

То правило, которое работает для эффективной реализации решения (должны быть четко сформулированы и понятны четыре императива (Что? Как? Когда? Кто?)), также применимо и в случае с делегированием: человек должен знать, Что конкретно нужно сделать, Как это сделать, Когда это нужно сделать и Зачем, а также - Кто несет ответственность (отвечает за выполнение задачи).

Эти четыре императива соответствуют ролям менеджмента:

·         Что делать? (P – Производство результатов)

·         Как делать? (А – Администрирование)

·         Когда и зачем делать? (Е – Предпринимательство)

·         Кто отвечает за выполнение задачи? (I – Интеграция).

Руководители, имеющие разные стили менеджмента, по-разному делегируют - уделяют внимание разным императивам.

К примеру, Одинокие рейнджеры (Р-тип) почти никогда не делегируют. Они невероятно работоспособны, при этом всегда жалуются на отсутствие свободного времени и перегруженность. Если они и делятся полномочиями, то говорят, Что нужно сделать, упуская Как.

Бюрократы (А-тип) также не склонны делегировать полномочия, поскольку им нравиться раздавать поручения. Они бояться потерять власть. Если они и делегируют, то смещают акцент на «Как» - излишне детализируют выполнение задачи.

Так, работник, которому перепоручают задачи, должен не только знать, что делать, а чего не делать. Он должен понимать, как делать и как не делать. До какого срока выполнить задачу и не выполнить. Лишь приобретая опыт и извлекая из него уроки, мы узнаем, кто должен выполнять задание, когда, как и т.д. В этом подходе и заключается суть наставничества: сотруднику нужен тот, кто скажет что делать, а чего не делать.

Подход Брайана Трейси

У одного из мировых авторитет в области психологии успеха и достижений – Брайана Трейси – есть одно замечательное правило. Оно получило название «правило 70 %»: если другой человек может выполнить задачу на 70 % так же успешно, как вы, передайте ее этому сотруднику.

В чем заключается подход к делегированию Брайана Трейси?

1.       Составьте список всего, что нужно сделать, чтобы выполнить поставленную задачу.

2.       Решите, должны ли вы выполнить задачу сами или передать ее кому-то из сотрудников.

3.       Определите подходящего человека, который имеет необходимые качества и способности. Для этого воспользуйтесь одним из ментальных инструментов, который называется «Фабрика». Фабрика занимается производством. Она использует определенные ресурсы: сырье, время, деньги, оборудование. Результат работы – выпуск продукции. Если по аналогии с фабрикой рассматривать подбор подходящих сотрудников для выполнения задачи, то их производственные ресурсы – это время, деньги, профессиональные навыки и способности. Они несут ответственность за достижение определенных результатов. Способность фокусироваться на процессе – черта неэффективных людей.

4.       Четко ставьте задачу сотрудникам. Они должны понимать: 1) чего от них хотят; 2) когда нужен результат; 3) каков ожидаемый уровень качества.

5.       Делегируйте задачу целиком. Человек должен ощущать полную ответственность за порученное дело - от начала до конца.

6.       Используйте такую методику делегирования, как управление по целям: устанавливаете реалистичные, измеряемые цели на планируемый срок – месяц/полгода/год.

7.       Выработайте план действий, которые необходимо предпринять для решения задачи.

8.       Регулярно проводите оценку и сравнение.