Давай-Давай-ERP. Невыдуманная история о том, как внедрение системы управленческого учета чуть не погубило молодую компанию

  Куда ты “кривая” меня завела? Жизненный цикл и выбор ERP

Многих ошибок при принятии решений можно избежать, сверяясь с положением компании на кривой жизненного цикла И.Адизеса.

Все знают, что младенец делает первые шаги в возрасте около года, подросток быстро растет, у пожилого человека есть седина, а у юноши появляется первая поросль на лице. Причем, эти признаки можно применять и в обратном порядке. То есть, когда человек начинает ходить, то это скорее всего младенец первого года, а седина – это признак пожилого человека. Никто не бреет младенцу бороду. Это все очевидно.

Так же все очевидно и для организаций.

По всем признакам компания “Накормим всех” находилась в начале этапа «Давай-давай». Именно в этот момент начинается бурный рост многих компаний, появляется стабильный денежный поток, производятся инвестиции. И очень соблазнительно на этом этапе инвестировать в ERP-систему.

Как подросток, который хочет выглядеть взрослее, надевает смокинг, берет в руки бокал с виски и сигару.

А еще в компании появляются новые сотрудники, которые уже работали в других местах с работающей ERP-системой.

При этом, обычно, не учитывается, что внедрение комплексной ERP-системы – это сложный, дорогостоящий процесс с большой долей формализации. Для динамичной компании, которая находится в начале этапа «Давай-давай», создание ERP-системы – это большой риск. И, чем дороже и сложнее ERP-система, тем больше вероятность, что компания, в лучшем случае, забросит его на полпути из-за истощения сил и ресурсов, в худшем – вообще не переживет такое внедрение и прекратит существование.

  ERP для молодых -- какая она?

Какие же нужны системы управленческого учета на этапе раннего «Давай-давай»?

Для ответа на этот вопрос отметим ключевые особенности компания в этой фазе развития:

• Компания начинает много продавать. Эти продажи пока носят реактивный характер. Еще нет маркетинга, анализа рынка.

• Наконец преодолен кризис дефицита финансов. Денег хватает на текущие нужды и немного на инвестиции.

• В компании появляется множество новых идей по развитию бизнеса, открываются новые направления, которые могут тут же и закрываться.

• Начинается период очень бурного роста. Растет количество персонала, появляются новые подразделения, открываются филиалы.

На этапе “Младенчество” одной из основных проблем является дефицит финансов, поэтому к началу этапа “Давай-давай” системы автоматизации управленческого учета носят примитивный характер. Обычно это электронная таблица или записная книжка. В лучшем случае может простая программа для ведения стандартного бухгалтерского учета.

Когда в разы возрастает товарооборот и/или количество клиентов, эти программки для начинающих дают сбой. Электронные таблицы, блокноты накапливают ошибки, бухгалтер перестает справляться с резко возросшим объемом работы.

Наступает время первого причастия первой системы управленческого учета, системы, которая будет помогать принимать решения.

Уже отмечалось, что на этапе “Давай-давай” во главу угла становятся продажи. И система управленческого учета должна обслуживать продажи, нужно стремиться уменьшать время и затраты на одну продажу.

Для разных отраслей это, конечно, выглядит по разному.

Так, торговая или торгово-производственная компания должна всегда иметь актуальную информацию о доступности товаров, продукции, возможностей по их поставке или производству, дебиторской задолженности за отгруженные товары, о количестве заказанных товаров.

Сервисная компания должна знать объекты, которая она обслуживает, доступность специалистов, наличие запчастей, если это ремонт техники, например.

Для консалтинговой или проектной компании важно иметь под рукой базу данных документов по прошлым проектам, шаблоны документов, электронные календари, системы планирования задач.

Для любой компании важен учет поступлений и расхода денег. Нужно следить, чтобы финансовый поток был положительным. При этом учет доходов и затрат может вполне вестись по кассовому методу. Это и проще и понятнее собственнику.

Частью системы управленческого учета может быть сайт для приема заказов или интернет-магазин.

А, например, учет имущества компании, расчет заработной платы - вполне может остаться в той же электронной таблице до лучших времен.

Системы, типа CRM, управление качеством, планирования и бюджетирования требуют формализации или, хотя бы, устоявшихся бизнес-процессов. А так как этого не может быть в начале этапа “Давай-давай”, то внедрение их лучше немного отложить.

И, конечно, система автоматизации, которая строится на этом этапе, должна быть, сравнительно, недорогая, потому ее придется еще много переделывать из-за высокой пластичности молодой компании.

Совсем не обязательно внедрять самую совершенную систему управленческого учета, достаточно того, чтобы Вы имели возможность принимать решения продуктивнее и эффективнее, чем Ваши конкуренты.