Adizes Executivе Dashboard - ключевой инструмент контроля финансов предприятия

«Кто владеет информацией, тот владеет миром» - несмотря на то, что этому пафосному утверждению не одна сотня лет, оно все еще актуально. Этот аспект становится особенно значащим, когда речь идет о бурном развитии рынка, сильной конкуренции и быстрорастущих организациях. Их темпы роста столь стремительны, что из-за избытка или недостачи информации принятие решений зачастую затягивается. Такая медлительность обходится компаниям непомерно дорого, а иногда даже может стоить им жизни.

Вместе с тем просто владеть достоверной и оперативной информацией – этого недостаточно. Возникает вопрос: а что она нам дает? Можем ли мы, полагаясь на имеющиеся финансовые показатели, с уверенностью определить источник проблем и их ликвидировать? Благодаря управленческой отчетности топ-менеджмент может оценить финансовое состояние компании в целом, но это не дает четкого представления о том, насколько продуктивно работает каждое подразделение в частности. Мы видим общие доходы и затраты, но не видим, кто приносит нам доход, кто несет ответственность за затраты. И когда возникают проблемы, руководители принимают решения, основываясь в первую очередь на показателях валовой прибыли. Прибыль маленькая, рентабельность низкая - значит урезаем издержки на расходные материалы для производства продукции, на оборудование, на заработную плату персоналу или на маркетинг. Именно здесь возникает угроза. Как говорит доктор Адизес, это, как взять человека с лишним весом, взвесить его, выяснить, что 10 кг лишние, а потом отрезать одну ногу. Такой подход ошибочный. Даже если после сокращения затрат на бумаге вы увидите картинку с удобными числами, это вовсе не означает, что организация избавилась от проблем и наконец-то заработает эффективно.

Для принятия правильных решений информация должна быть правильно структурированной. Только в этом случае она окажется максимально полезной. Кроме того, ключевым фактором эффективного управления является наличие работающей системы подотчетности, а также организационных схем, определяющих, кто и что должен делать.

Adizes Executivе Dashboard (дальше по тексту – AED) – уникальное программное решение для создания автоматизированного контроля финансовых показателей компании. Эта программа, совместный продукт Института Адизеса и «1С-Рарус», позволяет сделать работу организации гораздо более прозрачной с финансовой точки зрения, что является обязательной предпосылкой для эффективного и продуктивного ведения бизнеса в краткосрочной и долгосрочной перспективах.

AED предоставляет руководителю богатый выбор функциональных возможностей в сочетании с достаточно удобной настройкой конфигурации и простым администрированием. Система позволяет:

• эффективно распределять финансовые ресурсы компании;
• отслеживать прибыли или убытки прибылеобразующих бизнес-единиц;
• оперативно отслеживать финансовые показатели эффективности деятельности организации;
• планировать бюджеты подразделений компании;
• учитывать, контролировать и анализировать фактическое исполнение бюджетов;
• стимулировать прибыльность соответствующих структурных единиц.

Adizes Executivе Dashboard обеспечивает финансовую прозрачность всех организационных единиц и понять, на что тратится каждый доллар, и кто несет за это ответственность. Кроме того, AED – эффективный способ осуществления самоконтроля каждым структурным подразделением организации.

Главная особенность AED – программа автоматизирована исключительно под Фазу VI (Информационная Система отслеживания прибыли) Программы организационной трансформации Адизеса. Если информационные потоки не привязаны к видению и миссии, не соответствуют структуре, системе ответственности и вознаграждения, это исключает оптимизацию каких-либо бизнес-процессов. Все системы (видение и миссия, структура ответственности и полномочий, и система вознаграждения) должны быть согласованы друг с другом.

Данный бизнес-инструмент вовсе не заменяет учетную систему организации. При этом ее основными пользователями на этапах планирования деятельности и анализа результатов являются руководители структурных подразделений, а финансовая и бухгалтерская службы обеспечивают ее поддержку и наполнение фактическими данными. AED легко адаптируется под любую организацию и поэтому органично сливается с его системой учета, а также гибко настраивается под организационную структуру компании. Программа интегрируется с любыми системами, написанными на платформе «1С», а также с любыми другими учетными системами.

Как это работает?

Adizes Executivе Dashboard – это программный продукт, который формирует специализированные отчеты по работе каждого подразделения компании.

Важная отличительная черта – простота использования. Только представьте: отчет всего на одной странице, и вся организация, как на ладони. Теперь не нужно часами просматривать многочисленные отчеты и анализировать безконечный поток информации, приглашать консультантов извне для поиска и решения проблем. Теперь с помощью AED каждый руководитель может сам, без дополнительных усилий и посторонней помощи, диагностировать состояние своей организации.

Отчеты, которые формирует AED в точности как анализ крови, глядя на который можно определить болезнь, сказать, где в компании возникли проблемы и сложности. Живые показатели способны рассказать руководителю о «возрасте» компании, жизнеспособности, гибкости, соответствии заявленной стратегии структуре, функциональности организационной структуры, мотивации сотрудников и эффективности командной работы организации.

AED – мультивалютная программа, т.е. финансовую отчетность можно формировать в нескольких валютах. Все необходимые для анализа данные компании (по каждому подразделению) загружаются в единую панель AED ежемесячно, после чего система в течении нескольких минут делает расчеты. Плюс продукта в том, что при перемещении подразделения в рамках организационной структуры, все данные автоматически перемещаются вместе с ним.

Главный интерфейс

 Данные можно редактировать вручную.

Система предусматривает создание отчетов в трех форматах: месячного, квартального и годового.

Виды отчетов:

1. Синяя книга –  помесячный плановый отчет по бюджетам

Синяя книга годовая

Синяя книга помесячно

Синяя книга поквартально

2. Красная книга – план-фактный отчет по бюджетам, в котором выделяются допустимые отклонения и превышения таких отклонений по каждому подразделению.

Красная книга годовая

 Красная книга помесячно

 Красная книга поквартально

3. Отчет Forecast and Vision (Прогноз и видение) – отчет, который отображает фактические данные, изначальные плановые данные и плановые данные прогнозные. Т.е. спустя некоторое время после того, когда компания изначально забюджетировала год, в связи с произошедшими изменениями на рынке она проводит корректировку бюджета. Этот отчет пользователи обычно начинают использовать в конце первого квартала или в конце первого полугодия (когда проходит первая корректировка бюджетов) .

4. Отчет консолидация – это отчет, который показывает фактические данные, плановые данные, отклонение от плана по конкретной статье расходов или доходов за год по всей компании в целом. Данный отчет является расширенным аналогом стандартного P&L отчета.

Консолидация Красная книга

Консолидация Синяя книга

 Рассмотрим механизм работы Adizes Executivе Dashboard на примере Синей книги за год.

1. Отправная точка – план счетов организации (ACCT#).

Данные системы учета должны быть организованы так, чтобы могли оперативно предоставить нужную информацию. Это и есть причина того, почему Adizes Executivе Dashboard внедряют в работу компании только после прохождения ею пяти последовательных этапов организационной трансформации. И это важно.

2. Цвет подразделения

 Программа указывает цвет подразделения, например:

- зеленый – центр прибыли;

- красный – центр затрат;

- желтый – сервисный центр.

 Чем больше центров прибыли, тем жизнеспособнее организация.

Организационная структура

 Каждый элемент структуры имеет свою страницу.

3. Расстояние от источника (DFS)

Расстояние от источника (DFS) – это расстояние от самого нижнего до вышестоящего центра прибыли компании.

 В Институте Адизеса есть правило, которое применяется ко всем организациям без исключения: в компании не может быть больше семи уровней. Если расстояние от источника прибыли больше семи – это значит, что ваша компания забюрократизирована. Это сигнал о том, что необходимо срочно менять структуру. Несмотря на это, в программе ограничений по количеству центров прибыли нет.

4. Колонки Р, А, Е, I

 Следом за колонками План счетов и Цвет подразделения отображаются Доходы и Расходы подразделения.

В колонке А отображается доля вклада (затрат) каждого подразделения в совокупном портфеле доходов (в %). Таким образом можно увидеть, придерживается ли компания стратегии.

В колонке E находится запланированный бюджет (изначальный план), корректировка запланированного бюджета, и утвержденный бюджет (с учетом корректировки).

Когда вы видите, что А выросло (в компании установился бюрократический порядок), а Е снизилось, это значит, что ваша компания стареет. Таким образом вы можете постоянно контролировать, на каком конкретном этапе жизненного цикла вы находитесь.

В отчете также четко виден уровень неопределенности или другими словами - допустимое отклонение от запланированного бюджета, оговоренное на этапе планирования между менеджером и его подчиненным (в деньгах или в %). Уровень неопределенности зависит от состояния внешней среды – чем выше уровень неопределенности (непредсказуемости) на рынке, тем выше допустимое отклонение. Если подразделение новое, то высокий показатель уровня неопределенности – это нормальное явление. Если вы знаете, что подразделение предсказуемое, изменений немного, то независимо от бюджета отклонение от плана не должно быть большим.

 В последней колонке указывается имя сотрудника, ответственного за работу подразделения. Если эта строка пустует, значит в компании хаос. Сотрудники не знают, какие задачи перед ними стоят. Им не известны их обязанности. Отсутствует схема распределения полномочий. В итоге - в компании нет работоспособной организационной структуры, либо она дисфункциональна.

5. «ALERT» - предупреждение

Ключевым элементом системы является тревожное оповещение «ALERT», требующее вмешательства руководства. Когда факт по бюджету подразделения превышает норму (план), больше чем на допустимое и заданное отклонение, срабатывает «» (сигнал тревоги). Это признак того, что в подразделении проблемы. Для того, чтобы обнаружить их первоисточник есть возможность спуститься на уровень ниже. На новой странице мы увидим свои вклады, затраты и «сигналы тревоги». И так спускаемся до тех пор, пока не дойдем до того уровня, где эти проблемы возникли.

 6. Под чертой

Доходы (продажи), расходы (вклады) - все это находится над чертой.

Под чертой находятся все те распределения, которые бухгалтера называют разнесением накладных затрат. Это так называемые распределяющие затраты. Мы берем часть корпоративных издержек и в итоговой строке получаем прибыль подразделения до ее распределения.

 Если высшее руководство компании хочет добиться краткосрочных и долгосрочных целей, то оно должно делиться прибылью. Для того, чтобы добиться определенного поведения, необходимо это поведение вознаграждать – это всем хорошо известный факт. Даже если вы не хотите делиться прибылью, вы обязаны это делать. Мотивация сотрудников начинает расти с той скоростью, с которой растет их собственный уровень доходов. Они начнут стремиться к минимизации затрат в том случае, если это прямо отразится на сумме их вознаграждения.

7. Уровни воздействия на затраты

Существует три уровня: первый уровень – «Влияй», второй уровень – «Жалуйся», третий уровень – «Забудь об этом». Уровень «Влияй» означает, что вы должны разделить затраты между подразделениями своего уровня. Уровень «Жалуйся» - на вас распределяются затраты с уровня, который находится непосредственно над вами. Все, что можно сделать в данной ситуации - это стучать в дверь наверху и говорить о нецелесообразности затрат. Все остальное – «забудь про это».

Когда прибыльность низшего структурного подразделения падает - это происходит по причине того, что ответственные менеджеры не контролируют прибыльность, или из-за того, что у подразделения высокие накладные расходы? Если это уровень «Забудь про это», то, казалось бы, не стоит питать каких-то надежд. Но есть одно «но». Наша система многослойная. Уровень «Жалуйся» там, превращается в уровень «Влияй» здесь. Уровень «Забудь про это» здесь становится уровнем «Влияй» там. И так по цепочке наверх. К тому моменту, когда президент компании посмотрит на затраты, остальные руководители уже в курсе всех затрат. На самом деле проблема в накладных расходах, над которыми нет контроля. Кто их контролирует? Президент. А еще их контролирует тот, кто эти расходы непосредственно несет. Но если ваши подчиненные скажут, что им не нужны, к примеру, обучение или реклама, потому что они хотят увеличить прибыльность, то вы, как руководитель, вправе сказать: «Я хочу этого».

Две колонки - Sharing (Добровольное распределение) и Taxation (Налогообложение – Принудительное распределение), т.е. «я готов платить» и «мой босс сказал мне заплатить». Таким образом соотношение разделения и распределения затрат показывает, насколько слаженной является работа в компании. Если все накладные расходы распределяются в принудительном порядке, то это вызывает серьезное сопротивление у менеджеров. Если это происходит добровольно, значит это действительно командная работа.

 В заключение стоит еще раз отметить, что Adizes Executivе Dashboard – это главный инструмент компании по внедрению Фазы VI Программы Адизеса, позволяющий обойти все или, по крайней мере, многие проблемы. Многие клиенты Института Адизеса являются активными пользователями AED и уже успели по достоинству оценить все преимущества использования этой технологической платформы. Новая система управления компанией позволяет не только в несколько раз повысить рентабельность бизнеса, но и вывести командную работу на новый стратегический уровень.