Глава из книги: Почему совещания настолько изнуряют?

Тяжело не согласиться с тем, что большинство людей ненавидят совещания. Обычно, люди выходят из зала совещаний совершенно истощенными, подавленными и без четкого понимания решений, которые там обсуждались.

Почему это происходит? Совещания идут по другому сценарию, потому что люди перебивают друг друга, обсуждают множество разных идей в одно и то же время. Говорят все, но никто никого не слышит.

Как же нужно проводит совещания, чтобы они были эффективными? Как участникам совещания научиться понимать, поддерживать решения и повышать мотивацию для их выполнения?

Доктор Адизес начал искать ответ на этот вопрос в академическом мире. Большинство ответов, которые он получил, были связаны с контролируемыми экспериментами, психологическими анализами – это не совсем то, что было ему нужно. Он не мог найти материалов, которые бы помогли менеджерам проводить совещания. Все знания, которые могли помочь в процессе принятия решений в менеджменте оказались провальными.

Много лет тому назад, во время лекции в Торонто, Доктору Адизесу пришло озарение. Президент компании, в которую он ехал на лекцию, забрал его в аэропорту и привез в отель. Было уже очень поздно, и президент сказал Адизесу: «Хотите посетить офис, и познакомиться с людьми, перед которыми вы завтра будете выступать?» Адизес не захотел показаться невежливым и согласился. На улице уже была почти ночь, и он даже не мог представить, что кто-то еще работает в это время суток. Но, когда они приехали, он увидел, что все руководители сидели за столом и играли в покер.  Адизесу, который никогда не играл в покер, все это показалось очень забавным, и он решил понаблюдать, что же происходит. Он сидел и смотрел, а они все играли. На часах было 22:00, затем 23:00, 00:00, 01:00 ночи. 

Пока они играли, Доктор понял кое-что интересное. Деньги переходили из рук в руки, некоторые сотрудники теряли свои деньги, кто-то выигрывал, но никто при этом не расстраивался. Собственно говоря, закончили играть они только потому, что завтра утром у них должна была быть лекция. Они планировали продолжить игру завтра.

Адизесу не давала покоя эта игра в офисе. Он подумал, что если этим четырем руководителям заплатить и сказать, чтобы они сейчас приняли решение, необходимое для их компании, все они покинут зал совещаний истощенными, уставшими, а само решение будет носить компромиссный характер. Но, после игры в покер в этом же зале, они чувствуют себя бодрыми и восторженными. В чем же разница? Почему игра в покер их заряжает, а совещания истощают?

Этот вопрос натолкнул Адизеса на большое открытие. Разница заключалась в правилах. Игра в покер имеет четкие правила. Без этих правил покер стал бы таким же скучным, как и плановые совещания. Адизес понял, что каждый командный вид спорта имеет свой набор правил. Проблема совещаний заключалась в том, что у них отсутствовали правила или, что этих правил было не достаточно. Совещания, обычно носят естественный характер, они протекают в зависимости от стиля лидера, который выступает в данный момент. Здесь отсутствует систематичность для принятия решения. Поэтому совещания кажутся такими изнурительными и скучными.

Какие же правила должны быть у совещаний?

Их очень много. Давайте, например, проведем аналогию с футболом. Не все знают, как нужно играть в покер, но правила футбола близки всем. Рассмотрим же этот вид спорта, чтобы лучше понять существующие типы правил.

Правило №1 Гол/ Задача

Мы все знаем, что в футболе есть цель – попасть мячом в ворота соперника. Это тип правила. Чтобы эффективно провести совещание, нам нужно четко определить цель. В рамках собрания эта цель называется «задача». Проводить совещание, где никто не понимает, что необходимо выполнить – это как футбол без гола. Какой в этом вообще тогда смысл?

Правило №2 Положения/ Роли

В футболе также существуют разные положения. Разные люди занимают разные позиции на поле и имеют определенные права в каждой позиции. Например, голкипер может использовать в игре руки, но остальные игроки этого делать не могут. Это еще один тип правила. Чтобы проводить совещания эффективно, нам необходимо определить разные положения, которые должны соблюдаться. В рамках совещания они будут называться «роли». Нам необходимо понимать, у кого будут полномочия для принятия окончательного решения. Этими ролями также должны определяться, кто назначает совещание, кто будет вводить правила. Таким образом, все участники совещания должны иметь свою роль. У них должны быть точные обязанности согласно тому, что им следуем внести в проведение совещания.

Правило №3 Поле для Игры/ Условия для совещания

В футболе есть стандартное ограничение – поле для игры. Все знают его длину, ширину и видели, как оно выглядит. Это тоже правило! Для совещания также очень необходимо иметь определенную среду для проведения. Это значит, что нам необходимо быть уверенными, что в зале, где будет проходить совещание, есть все необходимые условия, чтобы провести его так, как это было спланировано.

Правило №4 Правила игры / Правила поведения

В футболе есть четкие правила игры. Мы знаем, что здесь нельзя использовать руки, если ты не голкипер. Мы знаем, что значит «фол» и «офсайд». Для проведения совещания также необходимо иметь подобные правила поведения, чтобы создать желаемую рабочую обстановку. Но, если правила футбола не меняются в зависимости от стран, где проходит игра, то правила поведения во время совещаний будут разными для каждой компании, в зависимости от ее организационной культуры.

Правило №5 Временные рамки

Все знают, что в футболе есть четкие ограничения во времени: два тайма по 45 минут и перерыв. Это часть правил игры. Для проведения совещаний нам также необходимо установить ограничения по времени, которых мы должны придерживаться. Нам нужно точно знать, во сколько начнется совещание, когда оно закончится и когда будет перерыв.

Правило №6 Стратегия/ План совещания

И последнее, у каждой команды должна быть стратегия, чтобы достичь цели. Если мы говорим о совещании, то его план – это и есть стратегия. План совещания определяет, как мы будем работать над задачей, чтобы решить ее.

Для лучшего понимания правил проведения на совещаниях, ознакомьтесь с таблицей.

Обратите внимание на один важный факт. На протяжении игры за «Кубок Мира» все правила, которые описаны выше соблюдаются очень строго. Но, когда в футбол собирается играть компания друзей, не все правила выполняются именно так, как они пописаны. Друзьям не важно, был ли это гол или нет, они не заморачиваются над полем для игры и позициями, они играют, пока не устанут!

Почему существует разница в том, как выполняются правила? В обоих случаях мы играем в одинаковую игру. Разница заключается в отношениях игроков к ставкам. Чем выше ставка (Кубок Мира), тем сильнее соперничество, поэтому правила для них важны. Чем ниже ставки или если у игроков дружественные отношения (между ними есть взаимное доверие и уважение), тем лояльнее правила.

Если вы чувствуете, что ставки не очень высоки, вы можете не быть очень строгим в соблюдении правил проведения совещаний. Но, тем не менее, мы рекомендуем, чтобы правила проведения совещаний были частью вашей организационной культуры.