10 правил общения с боссом-Бюрократом, которые должен знать каждый сотрудник

Методология Адизеса, Стили менеджмента

17.01.2019

Ицхак Калдерон Адизес

Один из наиболее известных бизнес-экспертов в мире. Более 50 лет разрабатывает и совершенствует методологию, призванную усилить эффективность компаний. Автор более 20 книг, переведенных на 26 языков.

10 правил общения с боссом-Бюрократом, которые должен знать каждый сотрудник

1. Чтобы завладеть вниманием Бюрократа, преподнесите ситуацию так, будто проблема возникла из-за нарушения принятого правила окончательно оформленную идею

Руководителя A-типа в первую очередь интересует не что, а как. Он путает форму с функцией, а значит, вам придется уделять самое пристальное внимание форме. Его не волнует, разразился кризис или нет, для него гораздо важнее, соблюдаете ли вы надлежащую процедуру.

Не заговаривайте с Администратором о кризисах — он ненавидит их всей душой. Если вы хотите завладеть его вниманием, покажите ему, что ваша проблема — это нарушение давным-давно принятого правила, решения или корпоративного принципа, на худой конец элементарного здравого смысла: «Здесь явное отступление от правил. Мы все согласовали, но, представьте себе, они не выполняют договор. Так не пойдет. Это неправильно». Обязательно употребите слово «правильно».

Узнайте свой стиль PAEI - пройдите тест! Пройти тест

2. Чтобы получить одобрение свого решения, предложите ему одно единственное решение и подробно обоснуйте свои доводы

Если вы позвоните шефу и скажете: «У нас кризис, я уже принял решение и занимаюсь его внедрением». Что за этим последует? Вас немедленно уволят! «Кто дал вам право браться за внедрение решения? — закричит Бюрократ. — Как вы посмели проявлять инициативу без моей санкции?».

Имея дело с A, вы не можете ступить ни шагу, не спросив разрешения. Впрочем, E-босс тоже уволит вас в подобной ситуации. Почему? Потому что то, что вы сделали, было не его идеей. В этих случаях нужен совсем иной подход.

Познакомьте A-босса со своим решением. Ни в коем случае не морочьте ему голову альтернативными вариантами, предложите ему одно единственное решение. Приведите как можно больше примеров, которые доказывают, что оно было успешно опробовано ранее. Составьте длинную пояснительную записку (чем больше бумаги, тем лучше), изобилующую подробностями и примечаниями. Убедите A, что ваше решение одобрено всеми светилами и авторитетами и не сопряжено с риском. Закончите свою речь фразой вроде: «Таковы мои рекомендации, и если из этого ничего не выйдет, я готов взять всю ответственность на себя».

A-руководитель всеми силами стремится избежать риска. Когда возникает проблема, найдите способ интерпретировать ее как отклонение — для Администратора это серьезный стимул взяться за ее устранение. В идеале ваше решение не должно быть сопряжено с риском. Тогда у A не будет оснований возражать, и он скажет: «Прекрасно, можете действовать».

3. Соблюдайте протокол

Как держаться с Администратором в обычных обстоятельствах, во время ежедневных собраний и обсуждения текущих вопросов несрочного характера?

Вы должны соблюдать протокол.

Прежде всего, никаких сюрпризов. Если вам нужно поговорить с A, заранее попросите его назначить вам встречу. Не вздумайте явиться к нему как снег на голову. Если вы это сделаете, первые полчаса беседы будут потрачены впустую. Вместо того чтобы слушать вас, Администратор будет терзаться мыслью о том, что вы застали его врасплох, не дав ему подготовиться. Он будет ощущать себя беззащитным и потому обиженным. Не забывайте, его день расписан по минутам. Его неделя расписана по минутам.Вся его жизнь распланирована. Поэтому ваш бесцеремонный поступок — внезапное появление — нарушает планы всей его жизни.

4. Договоритесь о встречах заранее

Договоритесь о встрече заранее и уведомите его о теме предстоящего разговора, чтобы дать ему время подготовиться.

Используйте поправочный коэффициент для корректировки присущего вашему боссу стилю восприятия времени. К примеру, A-руководитель действует обдуманно и неторопливо. Если вы условитесь с A о получасовой встрече и задержитесь у него на три часа, он вам этого не простит. Оговорите продолжительность встречи заранее и придерживайтесь этой договоренности.

5. Выбирайте слова

Подготовьтесь к встрече. Каким образом? Сделайте несколько медленных глубоких вдохов и выдохов. Предприниматели и Производители не умеют правильно дышать, они вечно задыхаются. Почему? Потому что все время носятся как угорелые. В Мексике, стране с P-культурой, шутят, что в споре проигрывает тот, кто первый замолчит, чтобы перевести дыхание. Самый важный прием, который нужно освоить Производителям и Предпринимателям, особенно если им приходится иметь дело с Администраторами и Интеграторами, — умение сбавлять темп. Чтобы добиться этого, научитесь правильно дышать.

Чем спокойнее вы держитесь, чем медленнее вы излагаете материал, тем больше вероятности, что A поймет то, что вы хотите сказать. К тому же, снизив скорость, вы сможете внимательнее наблюдать за собеседником. Следите за его глазами и бровями, за движениями его рук. Важно не только что он скажет, но и как это будет произнесено. Если вы спешите, все это пройдет мимо вас. Чтобы стать более наблюдательным, вам нужно сбавить темп.

Снизьте скорость до того, как вы оказались в кабинете A. Дышите глубже.Притормозите, пока идете по коридору, поскольку от напряжения или возбуждения вы начинаете двигаться быстрее. A поджидает вас у себя в кабинете, перемещаясь в своем обычном темпе — как сонная муха, — и если вы не сбавите темп, вы налетите на него на скорости 150 миль в час. Сбавить скорость до темпа A важно еще и потому, что каждая из ваших идей заставит его задуматься о десятке, а то и сотне последствий. Ему нужно время, чтобы переварить эту информацию. Поэтому сбавьте темп.

6. Резюмируйте сказанное

Когда вы опишете ситуацию в целом, резюмируйте сказанное, чтобы убедиться, что A понял вас, и подведите черту: «Теперь позвольте ответить на ваши вопросы». Пришла пора разобраться с деталями и обсудить их по порядку одну за другой. При таком подходе A не удастся возразить или наложить на вашу идею вето, пока он не поймет, в чем она состоит. Не давайте ему перейти к обсуждению как, пока не изложите что и почему.

Бюрократ обычно то и дело прерывает собеседника вопросами о несущественных мелочах, затягивая презентацию до бесконечности. Это называется нырнуть в мышиную нору и добраться до Китая, тогда как на самом деле вы всего-навсего предлагаете маршрут до ближайшего торгового центра.

Как долго может продолжаться встреча с A? Ровно столько, сколько на нее отведено. Не говорите: «Еще десять минут, и мы закончим». В этот момент вы начнете торопиться, а самые досадные ошибки обычно делаются в последние минуты затянувшейся встречи.Если вы E, вам будет очень трудно остановиться на полпути. Но не забывайте: менеджмент — это умение увлекать своими идеями. Ваша задача — не увлечься самому, а воодушевить другого человека. Общаясь с A, говорите на его языке, лишь тогда он согласится на ваши предложения.

7. Двигайтесь по порядку

В начале разговора напомните A, что вы намерены обсудить. Подтвердите, что повестка дня не изменилась. Повторяю, никаких сюрпризов.

Далее. Начните с вопроса номер 1. (Очень важно двигаться по порядку и начать с первого пункта повестки дня.) Излагая его суть, наблюдайте за выражением глаз A — если его взгляд станет отсутствующим, он вас больше не слушает. Он думает. О чем? О последствиях вашей идеи. К кому он прислушивается, глядя на вас затуманившимся взглядом? К самому себе. Слышит ли он вас? Нет.

Что вам делать, пока он прислушивается к самому себе? Прекратите говорить. Прекратите говорить! Для E это очень непросто, я знаю. Но прежде чем вы продолжите, чрезвычайно важно дождаться, пока A переварит информацию.

Чем вы должны заниматься, пока молчите? Если вы E, у вас в голове уже роится три сотни новых идей и вас так и подмывает поделиться ими, пока вы их не забыли. Не делайте этого. Запишите их на клочке бумаги. Вы сможете обдумать их позже. Как только вы их запишете, у вас сразу станет легче на душе, ведь теперь вы можете вернуться к ним в любой момент. При этом вам не придется перегружать своего A-собеседника информацией. A проглатывает в час по чайной ложке, а E поит его из пожарного шланга.

Сбавьте темп, иначе бедняга захлебнется. Что произойдет, когда A очнется? Обычно, придя в себя, он задает вопрос. Какого рода? Речь пойдет о какой-нибудь мелочи, связанной с внедрением, что может раздосадовать вас, особенно если вы Предприниматель. Вы стремитесь мыслить масштабно, а этот тип спрашивает о каких-то пустяках.

Не расстраивайтесь. Вновь сделайте глубокий вдох и поблагодарите его.«Прекрасный вопрос. Позвольте, я запишу его». Лучше всего сделайте эту запись прямо на презентационной схеме, давая A понять, что его вопрос чрезвычайно важен для вас и вы не оставите его без внимания. Записав вопрос, скажите: «Благодарю вас. Отличный вопрос. Если не возражаете, я обдумаю его позднее, когда изложу суть дела до конца, чтобы мы могли обсудить ваш вопрос в более широком контексте». Так вы убьете сразу двух зайцев — A почувствует, что вы разделяете его беспокойство, а вы не позволите увести себя в сторону.

Продолжайте презентацию, пока его глаза не затуманятся вновь. Тогда опять прервитесь. Сделайте глубокий вдох. Подождите. Поблагодарите за вопрос, когда он последует. Запишите его. Продолжите изложение. Таким образом, вы рассказываете ему, что и почему, прежде чем обсуждать как, т. е. проблемы внедрения.

8. Если не готовы ответить на вопрос, попросите дать вам время подумать

Если вы готовы ответить на вопросы A-руководителя сразу, действуйте. Но будьте осторожны.

Если вы не уверены в ответе, лучше попросите дать вам время подумать. Пусть A назначит вам время, когда вы сможете прийти и ответить на вопросы. Если вы отнесетесь к вопросам A добросовестно, возможно, вам придется внести поправки в свои первоначальные рекомендации. Значит, так тому и быть. Главное, что, получив возможность обдумать детали, вы избежали ряда серьезных ошибок. Значит, A заслуживает благодарности.

9. Чтобы уклониться от поручения руководителя-Бюрократа и не лишиться должности, найдите в его плане изъян

Что делать, если ваш A-босс поручает вам выполнить план, который чреват губительными последствиями? Как уклониться от такого поручения и не лишиться должности? Здесь уместен уже знакомый вам прием. Чтобы переубедить босса, найдите в плане изъян, который говорит о том, что он идет вразрез с корпоративными принципами или прецедентами. Например, он может повлечь слишком большие издержки или непредсказуемые последствия. Администратор терпеть не может нарушения правил и в глубине души убежден, что любые непредсказуемые факторы неуправляемы. Если вы убедите его, что таких нарушений множество, он откажется от своего плана сам.

9. Никогда не говорите: «Я не согласен с вами, потому что…»

Никогда не говорите: «Я не согласен с вами, потому что…». Как только вы произнесете «не согласен», Поджигатель тут же перестанет вас слушать. «Это неудачная идея, потому что…» тоже не годится. Лучше начать так: «Боюсь, что это не даст тех результатов, которых вы ждете, поскольку…» Постарайтесь утолить его жажду похвалы: «Я сделаю все, что вы скажете, я не собираюсь с вами спорить, я просто опасаюсь, что так мы не добьемся того, что вы хотите. Это может вызвать нежелательный побочный эффект. Именно поэтому мне хотелось убедиться, что я правильно понял ваши намерения».

Учтите, что цифры имеют большое значение

Общаясь с человеком A-склада, следует иметь в виду еще один важный момент, особенно если вы сами — E-тип. E не воспринимает числа буквально. Для него они обозначают всего лишь порядок величин. Когда E говорит: «Мы продали миллион», — реальные цифры могут колебаться в пределах от полумиллиона до полутора. Для A миллион — это действительно миллион. 999 999 — еще не миллион. Это одно из серьезных различий между E и A и одна из основных причин, по которым A не доверяет E.

Администратор думает: «Бог знает, что может наплести этот тип. Он не хозяин своему слову. Он говорит: “Мне нужно поговорить с тобой полчасика”, а потом опаздывает на тридцать минут и торчит у тебя три часа. Цифры, время, слова для него не имеют значения. Все, что он говорит, просто сотрясение воздуха, и я ему не доверяю!». Разговаривая с A, помните, что он понимает сказанное буквально, и постарайтесь с этим считаться. Не смешивайте идеи с фактами. Если вы упомянете как факт то, что им не является, как только A заметит вашу ошибку, вам конец. Вы навсегда утратите его доверие, и он будет отвергать все, что вы скажете, как недостойное внимания.

Теги: Стили менеджмента, paei код, поджигатель по адизесу

Авторские права на данный текст (перевод) принадлежат Институту Адизеса. Перепечатка возможна только с письменного разрешения и при условии наличия ссылки на сайт adizes.me

Спасибо, ваша задача принята!

Статьи по темам